Global Events is Lviv’s Event Management Leader

  • Global Events is Lviv’s Event Management Leader
Issue 119, January 2019.
Global Events is Lviv’s Event Management Leader
Global Events is considered one of Western Ukraine’s top event management companies. Its success lies in its continually developing team – everyone is very motivated and working towards a common goal. This is coordinated by Denys Rynsky, the founder of Global Events, who shares his secrets on how to create a leading event organisation company in Western Ukraine. 
1. Let’s talk about the Event Industry Forum – what made you feel that 2018 was the right time to start it?
Our team’s main activity is organising events of any size or scale, but the greatest motivation is the challenge of implementing complex projects. The Event Industry Forum is essential for the development of our business and that means we have even more initiative and drive to see its success. We understand how important the event is for the event management industry, which is why we work quickly, effectively, and fearlessly. 
2. What did you discover from hosting the first Event Industry Forum?
Organising such events is, no doubt, extremely important for experience sharing among industry professionals, helps train those new to the industry, and increases opportunities for networking. Thousands of people are engaged in the event management industry in one way or another in Ukraine, so to bring them all to Lviv shows that our city is a very interesting city not only for leisure, but that we take seriously the impact the industry has on the region’s economy. I would love to see Lviv become the event organisation capital of Ukraine.
3. How will this year’s forum differ from last year’s?
The main difference will be the different themes in different halls. We will separate corporate events, conventions (business events), festivals and concerts, and introduce the wedding events market. The main hall will focus on topics important to all types of events and feature activities from each of the other halls. There will be roundtables, Q&As, and other presentations. Another highlight will be the event-services Event-Expo, which will showcase the latest novelties in the event industry markets. We have a stellar speakers list featuring over 70 experts from a dozen countries, including Irfan van Ewjik, the founder of Tomorrowland; Claudia Cattai, Olympic Games organiser; and Andriy Fedoriv, Ukraine’s top marketing expert. Of course, there will also be an unforgettable afterparty, where you can hobnob with some of Ukraine’s most influential promoters, wedding planners, music directors, and event organisers.
4. You will also be a speaker at this year’s forum – do you have a desire to teach and share your experiences? How will people learn something new about this industry?
This time I will present on ‘Festive Opening – No Second Chance’ for corporate clients and events. I will also moderate a panel in the central hall on ‘Lviv’s Event-Hall – Future Perspectives’. As far as my desire to teach is concerned, I do have a tremendous amount of practical experience organising events, so I can share this for years to come. The problem is that in Ukraine, nobody provides lessons about the event management industry and only recently some private schools and courses have opened. The Kyiv National University of Culture and Arts, for example, has added the discipline. In my mind, the education of an event manager should combine theory with the practice of organising real events. This topic is very important and we dedicate special time at the forum to discuss issues surrounding education in the event industry.
5. Presently the main idea connected with event management can be summed up as “I pay you, so you do as I wish”. Is this a fair, or unjust?
We don’t have such a thing. Almost every time the client listens to us and relies on our expert opinion as event specialists. There is, though, the question of budget. So, there are different possibilities.
6. How often to clients think that they can organise an event by themselves? What should be considered if one wants to organise their own events?
For sure, the main competitor to an event management agency is the client themselves, who want to organise engaging events with the help of their own people. In any case, the rules of event organising are the same. It is important to shape the main aim of the event – what tasks should be completed at the event, what is the creative concept that should be worked thoroughly throughout all the event’s elements? At the same time, you need to make sure you have the available means to implement your ideas, go through the budget point-by-point, and to make checklists of including all components of your idea: preparation, realisation, debrief, and feedback. You should try to stick to the script as much as possible during the event, while being flexible enough to make any necessary changes – big or small. Every participant’s functions should be written down and gone through verbally, while any outside employees should be thoroughly briefed. Each coordinator must be available at all times and staff should know how to contact them. And that’s just the basics.
7. Are you able to, while watching an event, tell if it was organised by a professional agency or by the clients themselves?
Each event has its own internal and external parameters to evaluate its effectiveness. For me, it doesn’t matter who organised the event; it’s more important to see how the work is done, if the elements of the event were chosen correctly, how prepared organisers were for unforeseeable circumstances, how friendly and client-oriented the organisers were, and what the event’s overall atmosphere was like in general.
8. What would you consider effective event marketing? Why should companies spend money to organise events?
Today we see the growth of event marketing globally. At events people solve work issues, make strategic connections, and conduct negotiations that can lead to new projects and open new markets. They can rest and celebrate the most important moments of their lives. Soon, the event management field will become the most effective form of communication, so I personally consider that the event management industry has a very bright future. 
9. What are the latest trends in event management? Are there some nifty formats or themes?
Considering that for most corporate clients the event is perceived as a necessary form of outreach, I can predict an increase in the demand for the organisation of corporate celebrations. Customers want an original concept and interesting location and actively take part in the whole creative process. Speaking about business events, I can characterise the last three years as “forum mania”. Conferences, forums, and seminars were organised on numerous topics – from motivation coaching to specialised scientific research events. It has become traditional to organise a festive opening of the venue, office, or any other activity – like celebrating the one-year anniversary of a brand. A well-developing business can be seen in an interesting program, including top-notch entertainment, well-chosen décor, and innovative advertising. 
10. What’s your secret to being a leader in the event management industry?
Since we started two years ago, our company has organised 157 events. Each event was custom-tailored to each client and included a professional team catering to every small detail. While prepping for an event, we become part of the customer’s company. We study their corporate culture and peculiarities. This allows us to highlight the company’s values in order to make the event more precise. We work honestly, with inspiration, and we highly value each other. Our clients are grateful for this approach as this allows us to build long-term, trusting relationships – which allows us to organise even more events and help the market grow. 
На сьогодняшній день Global Events вважається однією з кращих на ринку івент -послуг Західної України адже організація заходів відбувається на самому високому рівні та вкрай оперативно. Успіх Global Events  – це повністю заслуга її команди, яка невпинно вдосконалюється та розвивається кожного дня.  Для цього потрібен відповідальний керівник, правильна мотивація і спільний напрямок руху. У Global Events  ця місія покладена на засновника  івент компанії Дениса Ринського,  який точно знає  секрет створення лідера індустрії серед івент агентств Львова і Західної України.
1. Давайте поговоримо про Event Industry Forum - чому рік тому ви вирішили, що ви це можете, що у вас вистачить сил і чи не страшно Вам було починати в 2018?
Діяльність нашої команди полягає у організації і проведенні подій будь-якого масштабу та складності. А от справжня мотивація івентора -  у викликах щодо реалізації надскладних багатозадачних проектів, тому страх і безсилля – це точно не про нас) Подія надзвичайно відповідальна та важлива для розвитку нашої справи, а це додає ще більше сил на усьому шляху підготовки форуму. Ми свідомі того, яку важливу місію для івент-індустрії ми виконуємо, тому працюємо безстрашно, швидко і ефективно
2. Основний висновок якій Ви зробили для себе після першого Event Industry Forum?
Проведення галузевої події без сумніву є важливим імпульсом для обміну досвідом між фахівцями, народження нових спеціалістів та збільшення кількості заходів. У нашій країні тисячі людей так чи інакше задіяні у івент-бізнесі, запросити їх усіх до Львова означає показати наше місто як цікаву локацію не тільки для відпочинку, а й для організації івентів, що безумовно відобразиться на економіці регіону. Загалом хотілося би, щоби Львівщина стала івент-столицею України
3. Чим цьогорічний форум буде відрізнятись від попереднього?
Основна відмінність – тематичний поділ на зали в залежності від видів і форматів подій. Ми окремо працюватимемо над корпоративними івентами, конвенціями (діловими заходами), фестивалями та концертами, а також розберемо весільний ринок. У головному залі форуму будуть підняті важливі теми, котрі стосуються усіх видів подій та діяльності кожного на ринку. В рамках форуму будуть проведені дискусійні круглі столи на вузькоспеціалізовані теми, усі доповіді та виступи будуть мати характер відкритого діалогу з аудиторією на відміну від однобічної доповіді спікера.  В центрі події буде розміщено виставку івент-послуг Event-Expo, де будуть представлені останні новинки та послуги на ринку. Щодо спікерів то другий форум представить неймовірно зірковий склад гостей. Це понад 70 топових експертів з 12 країн світу, серед яких Salvadore Sagone – організатор премії BEA World, Irfan van Ewijk – засновник фестивалю Tomorrowland, Claudia Cattai – організатор відкриття олімпійських ігор, стадіонів та найбільших світових шоу, маркетолог №1 в Україні Андрій Федорів, найпотужніші весільні організатори з України, найвідоміші продюсери музичні промоутери та організатори подій, а також звісно усі найвідоміші івентори нашої країни. Беззмінна номінація Burning Bike та незабутнє Afterparty – ось така програма. Думаю, такої концентрації івенторів Україна ще не збирала. 
4. Цього року Ви будете спікером на Event Industry Forum -  є бажання вчити, викладати, ділитись досвідом? І як взагалі вчитися в цій галузі?
Цього разу працюватиму із темою «Урочисте відкриття -  другого шансу не буде» для корпоративних  клієнтів та подій, а також модеруватиму гарячу панельну дискусію у центральному залі: «Івент-хол у Львові -  дискусія щодо перспектив майбутнього». Щодо бажання вчити, можу сказати що у мене величезний практичний досвід з організації подій, відповідно можу годинами викладати інформацію. Проблема у тім, що у нашій країні практично не вчать нашій справі, лише нещодавно з’явилися приватні школи та курси, також дисципліну ввели у КНУКіМ. На мою думку освіту івентора потрібно отримувати у комплексі поєднання теорії, практичних занять та участі у організації реальних подій. Сама тема є дуже важливою, на форумі ми присвятили проблемі освіти окрему наукову дискусію.
5. Як Ви особисто підвищуєте кваліфікацію, свою майстерність? Як думаєте, що краще обрати: навчання у ВНЗ або курси івент менеджера?
Давайте це пропустимо. Відповів у попередньому  питанні
6. Зараз все, що пов'язано з event-індустрією можна вкласти в одну фразу: «я плачу гроші - ти мене слухаєш і робиш як я сказав», і інших варіантів немає! Це менталітет або питання дилетантства?
Немає такого в нас. Клієнт практично завжди прислуховується і покладається на експертизу івент-спеціаліста. Інше питання – це бюджети і,  відповідно, можливості. Пропоную про це не говорити також
7. Чи часто клієнти вважають, що вони і самі взмозі провести захід? Що повинен враховувати замовник, пускаючись у самостійне івент-плавання?
Без сумніву основним конкурентом івент-агенції сьогодні являється сам клієнт, котрий силами власних спеціалістів проводить заходи. Але у будь-якому випадку правила організації події є однакові. Якщо узагальнити, то важливо зафіксувати мету заходу: які саме завдання мають бути виконані завдяки івенту; глибоко опрацювати  творчу  концепцію та усі елементи її наповнення, паралельно співставити ідею із можливостями щодо її реалізації; однозначно до молекул зформувати і продумати бюджет події, прописати чек-лист по реалізації усіх пунктів проекту від стадії задуму до практичної підготовки, проведення, демонтажу та збору зворотнього звязку. Під час події намагатися рухатись виключно за сценарієм але ретельно слідкувати за ситуацією, оскільки можуть знадобитися кардинальні миттєві зміни. При цьому функції усіх учасників проекту мають бути прописані та проговорені, наймані люди та служби мають бути пробріфовані, між координаторами має бути  постійний зв’язок. Це якщо коротко. 
8. Чи можете Ви, дивлячись на захід, сказати, чи організоване воно професійною агенцією або зусиллями самого клієнта?
Будь-яка подія має як зовнішні так і внутрішні параметри, по котрих можна проаналізувати її ефективність. На мою думку немає значення, хто саме є організатором, важливо те, як саме робиться робота, наскільки правильно підібрані усі складові та елементи заходу, чи обійшлося без форс-мажорів, наскільки привітним і клієнтоорієнтованим є персонал організатора та якою є загальна атмосфера події. 
9. В яких випадках витрати на подієвий маркетинг Ви вважаєте ефективними? Навіщо компаніям витрачатися на івенти?
Сьогодні прослідковуються світова тенденція зростання ролі івент-маркетингу у житті корпорацій та окремих спільнот людей. На подіях вирішуються ділові питання та відбуваються стратегічні знайомства та переговори, завдяки подіям відбуваються відкриття об’єктів та презентації  торгівельних марок, на подіях відпочивають та святкують найважливіші моменти життя. У найближчому майбутньому івент стане найефективнішою формою комунікації для усіх середовищ.  Тому вважаю, що за івент-індустрією велике майбутнє. 
10. Які зараз тенденції розвитку івент-бізнесу? Чи існує мода на ті чи інші формати і теми?
Зважаючи на те, що для багатьох корпоративних клієнтів івент лише усвідомлюється як необхідна форма комунікації, все ж  бачу зростання запитів на корпоративні свята. Замовник хоче оригінальну концепцію та цікаву локацію, дуже активно приймає участь у творчому процесі. Що стосується ділових заходів, то останні 3 роки я би назвав тотальною форумоманією. Конференції, форуми та семінари організовуються на безліч тем: від мотивації і лідерських коуч-практик до вузькоспеціалізованих  креативних індустрій чи наукових досліджень. Стало прийнятим обов’язково робити урочисте відкриття по факту запуску об’єкту, офісу чи іншої діяльності. Це як перший день народження для бренду. Загалом справа розвивається, це прослідковується у розважальній програмі, високотехнологічній інноваційній техніці на івенті, ретельно підібраному якісному декорі, правильній рекламі та промоції заходів.  
11. За рахунок чого Вам вдається впевнено утримувати лідерські позиції в event індустрії?
Наша компанія існує понад два роки і за цей час ми організували і провели 157 подій. Кожна з них – це ручна робота, де були прикладені максимальні зусилля професійної команди по кожній конкретній деталі. На момент підготовки ми стаємо частиною компанії замовника, вивчаємо їх специфіку та особливості корпоративної культури. Це дозволяє нам зануритись у цінності та зробити подію максимально влучно. Ми працюємо чесно, натхненно і дуже дорожимо кожним замовленням. Наші клієнти вдячні нам за такий підхід – це дає можливість будувати тривалі довірливі стосунки, робити більше заходів та професійно рости на ринку.